Supuestos Prácticos de Auxiliar de Archivos (resueltos, con PDF)

Qué es un supuesto práctico de archivos

Es un caso real de trabajo de archivo que tienes que resolver aplicando la normativa y la técnica archivística: un fondo que ingresa, una serie que hay que ordenar, un usuario que pide algo que no se le puede dar, un documento con datos personales, un depósito con humedad.

La diferencia con otras oposiciones es que aquí casi nunca se resuelve citando un artículo y ya está. Se resuelve razonando el procedimiento completo: qué haces primero, con qué criterio, con qué documento lo dejas registrado y qué norma lo sostiene.

Dónde entra el supuesto según la convocatoria

Auxiliar de archivo de ayuntamiento, diputación o comunidad autónoma (C1 y C2)

Es la convocatoria más frecuente. Los casos giran alrededor del archivo de oficina y del archivo central: preparar y recibir transferencias, aplicar el cuadro de clasificación, ordenar una serie, controlar los préstamos internos a las unidades, atender a un ciudadano que pide acceso a un expediente y aplicar la normativa autonómica de archivos y el reglamento del propio archivo municipal.

Si la convocatoria es municipal, el reglamento del archivo y la ley de archivos de tu comunidad son material de examen, no lectura opcional.

Escala Auxiliar de Archivos, Bibliotecas y Museos del Estado, sección Archivos (C1)

El práctico se plantea como dos supuestos prácticos con preguntas tipo test encadenadas a un caso, dentro del cuestionario. Así fue en 2023 y así ha vuelto a ser en 2025: es el formato que tienes que preparar. Las materias, eso sí, son siempre las mismas tres:

1. 1.Ordenación, control y conservación de fondos documentales.
2. 2.Atención e información básica a investigadores y usuarios.
3. 3.Apoyo a procesos técnicos.

Que conste, por si te cruzas con exámenes antiguos y te desconciertan: hasta 2022 el segundo ejercicio era de desarrollo, con tres supuestos —uno por materia— en hora y media, veinte puntos por supuesto y lectura posterior ante el tribunal. Ese formato ya no es el vigente, pero sus enunciados siguen siendo oro para entrenar, porque las materias no han cambiado.

Ayudantes de Archivos (A2)

Si vas a la escala superior, el ejercicio es otro: un supuesto de desarrollo sobre un fondo, con descripción normalizada y preguntas cortas. Lo tienes explicado por ejes fijos en la guía del supuesto práctico de Ayudantes de Archivos.

Las tres materias, que son tu esquema

Lo mejor que puedes hacer es dejar de ver los supuestos como casos sueltos y verlos como tres cajones. Cualquier enunciado cae en uno de ellos, y cada cajón tiene su repertorio.

1. Ordenación, control y conservación de fondos

• ·Acondicionamiento e instalación: legajos y atados, cajas normalizadas, expedientes demasiado voluminosos, planos de gran formato, retirada de elementos metálicos.
• ·Condiciones del depósito: temperatura y humedad estables, control de luz, limpieza y control de plagas.
• ·Documentación dañada: humedades, hongos, soportes frágiles.
• ·Signaturas, topográfico y control de ubicación.

2. Atención e información a investigadores y usuarios

• ·Identificación del usuario y carné de investigador.
• ·Normas de sala: cómo se manipula, qué no sale de la sala, cómo se devuelve un legajo.
• ·Régimen de acceso: documentos con datos personales, expedientes de terceros, plazos.
• ·Reproducciones: qué se puede copiar, cómo y con qué límites.

3. Apoyo a procesos técnicos

• ·Transferencias: plazos, relación de entrega, preparación de la documentación en el archivo de gestión.
• ·Clasificación y ordenación de series; respeto al orden original.
• ·Preparación de la documentación para digitalizar.
• ·Apoyo a la descripción y a la valoración.

Cómo son los enunciados de verdad

Para que veas el nivel de concreción, tres casos reales del Ministerio:

• ·Ingresa un fondo de diez legajos de papel manuscrito de la segunda mitad del siglo XVII en letra procesal, con expedientes de entre 1 y 10 cm de grosor —salvo uno de 34 cm—, un legajo atacado por la humedad con una colonia de hongos y varios planos de gran formato doblados al final de los expedientes. Te piden acondicionar, instalar y describir las condiciones idóneas del depósito.
• ·Estás en la sala de investigadores y se te presentan cuatro situaciones: un ciudadano sin documento de identidad, una investigadora que quiere llevarse el expediente de depuración de su abuela por considerarlo herencia familiar, un usuario que se levanta con documentación en la mano buscando la fotocopiadora y otro que apila y reordena mal un legajo.
• ·El archivo de gestión de una subdirección prepara una transferencia de expedientes de ayudas con fechas extremas de 1995 a 2020, que incluyen fotocopias del BOE, CD, cien libretos impresos idénticos, documentos electrónicos con CSV y copias de DNI. Te piden las instrucciones para que la documentación llegue en condiciones.

Fíjate en un detalle que se repite: el enunciado está lleno de pistas. La colonia de hongos, el expediente de 34 cm, las cien copias iguales, el usuario sin DNI… cada dato es una pregunta esperando respuesta.

Cómo se resuelve, paso a paso

1. 1.Sitúa el archivo y tu puesto. No es lo mismo estar en un archivo de gestión, en un archivo central o en un archivo histórico: cambian tus competencias y lo que puedes decidir por tu cuenta.
2. 2.Identifica el cajón —conservación, usuarios o procesos técnicos— y recupera su repertorio.
3. 3.Subraya cada dato del enunciado y asígnale una actuación. Lo que no uses, revísalo: probablemente se te ha escapado algo.
4. 4.Ordena la respuesta en el tiempo: qué haces primero, qué después. En archivos casi todo es un procedimiento con pasos.
5. 5.Cierra con la norma y con el registro: qué norma lo ampara y en qué documento queda constancia (relación de entrega, acta, registro de ingresos, hoja de control).

Un mini supuesto resuelto

Caso. Trabajas en el archivo central de un ayuntamiento. Te toca resolver tres situaciones en la misma mañana.

1. Una unidad va a transferir expedientes que incluyen fotocopias del BOE, cien ejemplares idénticos de un folleto y varios CD.
Solución: las fotocopias del BOE son documentación de apoyo informativo: no forman parte del expediente y se retiran en el archivo de gestión antes de la transferencia. De los ejemplares múltiples se conserva un ejemplar testigo y se elimina el resto de duplicados. Los CD y demás soportes especiales no se dejan sueltos dentro del expediente: se instalan en su guarda adecuada y se deja referencia cruzada que indique de qué expediente proceden. Todo lo transferido va en cajas normalizadas y acompañado de su relación de entrega.

2. Un legajo llega con humedad y una colonia de hongos visible.
Solución: no entra al depósito con el resto. Se aísla de inmediato en cuarentena, se manipula con protección, se avisa al responsable de conservación y no se manipula ni se limpia por cuenta propia. El objetivo doble es frenar el foco —los hongos se propagan al resto del fondo— y estabilizar el ambiente, porque la causa está en la humedad, no en el papel.

3. Una usuaria pide llevarse el expediente de su abuela porque “es de la familia”.
Solución: no se entrega. Los documentos producidos por una administración forman parte del patrimonio documental y son de titularidad pública, con independencia de a quién se refieran. Lo que sí procede es tramitar su solicitud de acceso y facilitarle copia en los términos que permita el régimen de acceso aplicable, comprobando su condición de interesada cuando el expediente contenga datos personales.

Las tres se resuelven igual: procedimiento, norma y registro. Nunca “yo se lo daría porque es su abuela”.

Cómo entrenar los supuestos

Los supuestos se entrenan escribiéndolos, no leyéndolos. Coge un caso, redáctalo entero con sus pasos y compáralo después con la solución razonada, anotando qué actuación se te olvidó, no solo si acertaste. Si preparas el ejercicio de desarrollo, escribe con epígrafes y en limpio: se lee ante el tribunal y solo cuenta lo que está en el papel.

Para completar el temario técnico que hay debajo de cada caso, tienes las guías de tipos de ingreso y transferencias, del cuadro de clasificación, del ciclo vital del documento y de la descripción con ISAD(G).