El ciclo vital del documento: las tres edades y los valores

En este artículo vas a entender las tres edades del documento, dónde se custodia en cada momento y, sobre todo, qué valores justifican que algunos documentos se conserven de forma permanente y otros se eliminen. Lo verás explicado con orden y con los matices que suelen marcar la diferencia entre acertar y fallar una pregunta.

Qué es el ciclo vital del documento

La teoría del ciclo vital parte de una imagen sencilla pero potente: el documento "vive". A lo largo de su existencia va cambiando de archivo y va cambiando de valor. No es lo mismo un expediente que se está tramitando hoy que ese mismo expediente cuarenta años después, cuando ya nadie lo necesita para gestionar pero puede interesar a un investigador.

Esa evolución se organiza en tres etapas, las llamadas tres edades del documento: la edad activa, la edad semiactiva y la edad inactiva. A cada edad le corresponde un tipo de archivo distinto y un peso distinto de los valores documentales. Entender esa correspondencia es la clave de todo el tema.

Las tres edades del documento

Estas son las tres edades clásicas y el archivo que corresponde a cada una:

• ·Activa (Uso frecuente por el productor): Archivo de gestión / oficina
• ·Semiactiva (Uso esporádico): Archivo central y/o intermedio
• ·Inactiva (Uso histórico, sin uso administrativo): Archivo histórico

En la edad activa, la documentación es de uso frecuente por quien la ha producido, así que permanece cerca de él, en el archivo de gestión u oficina. Es el documento que se consulta a diario para tramitar.

En la edad semiactiva, ese uso se reduce. La documentación pasa al archivo central y, en su caso, al archivo intermedio, que custodia masivamente la documentación semiactiva mientras se decide qué hacer con ella: si eliminarla o conservarla de forma permanente.

En la edad inactiva, el documento ya no tiene uso administrativo, pero conserva un valor para terceros y para la investigación. Por eso pasa al archivo histórico, que conserva de forma permanente la documentación con valor secundario.

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Los valores de los documentos de archivo

Aquí entra la otra mitad del tema y una de las distinciones más preguntadas: los valores de los documentos de archivo. La clasificación clásica la formuló T. R. Schellenberg, que distinguió entre valores primarios y valores secundarios.

Los valores primarios son los que tiene el documento para el propio productor, mientras cumple la función para la que fue creado. Son tres:

• ·Administrativo: sirve a la gestión y al funcionamiento del organismo.
• ·Jurídico o legal: acredita derechos y obligaciones.
• ·Fiscal: relativo a las obligaciones económicas y tributarias.

Los valores secundarios son los que el documento adquiere para terceros y para la investigación, una vez agotado su uso administrativo. Son dos:

• ·Testimonial o evidencial: deja constancia del origen, la organización y la actividad de quien lo produjo.
• ·Informativo: aporta información sobre personas, hechos o asuntos, útil para la investigación.

La relación entre edades y valores es directa y conviene tenerla clara: en las edades activa y semiactiva predominan los valores primarios, porque el documento todavía sirve a la gestión. En la edad inactiva emergen los valores secundarios, y son precisamente esos valores los que justifican la conservación permanente en el archivo histórico.

Quién decide qué se conserva: la valoración

Si los valores explican por qué algunos documentos merecen guardarse para siempre, la herramienta que lo decide en la práctica es la valoración archivística. La valoración analiza los documentos para determinar, según sus valores, qué se conserva de forma permanente y qué se elimina. Es el puente entre la teoría que acabas de ver y la gestión real de los fondos.

Por eso el ciclo vital no es solo un esquema teórico: es la base sobre la que se montan las transferencias entre archivos y las decisiones de eliminación o conservación. Si quieres profundizar en ese flujo de documentos, te interesa el artículo sobre tipos de ingreso y transferencias en archivos.

Una visión complementaria: el records continuum

Junto al modelo del ciclo vital existe otra mirada, el llamado records continuum o continuidad de los documentos. Frente a la idea de etapas sucesivas y separadas, el continuum entiende la gestión documental como un proceso continuo e integrado, sin fronteras rígidas entre fases. No hace falta que te extiendas con él en el examen, pero sí conviene saber que existe como visión alternativa y complementaria al ciclo vital clásico, por si aparece citado.

En resumen

• ·El documento atraviesa tres edades (activa, semiactiva e inactiva), a las que corresponden el archivo de gestión, el central/intermedio y el histórico.
• ·Los valores de Schellenberg explican el cambio: primarios (administrativo, jurídico/legal, fiscal) en las edades activa y semiactiva; secundarios (testimonial e informativo) en la inactiva.
• ·La valoración archivística decide, según esos valores, qué se conserva de forma permanente y qué se elimina.

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