Tipos de ingreso de documentos y transferencias en los archivos

Los tipos de ingreso de documentos en los archivos son uno de esos temas que cae una y otra vez en los exámenes, y que además sirve de base para muchos supuestos prácticos. Conviene que lo tengas clarísimo: qué es un ingreso, qué vías hay, qué es exactamente una transferencia y cómo se hace paso a paso. Vamos a verlo de forma ordenada y con un par de trucos para que no se te olvide.

Qué es un ingreso de documentos

El ingreso es la entrada de documentos en un archivo, que a partir de ese momento asume su custodia. Es decir, el archivo se hace responsable de conservar, organizar y servir esos documentos. No es un detalle menor: con el ingreso se traspasa también la responsabilidad.

Los ingresos se dividen en dos grandes vías que tienes que distinguir sí o sí:

• ·Ordinarios (Las transferencias: entradas regulares, según calendario, dentro del propio sistema de archivos): 1ª, 2ª y 3ª transferencia
• ·Extraordinarios (Entradas no regulares procedentes de fuera del flujo del sistema): Compra/adquisición, donación, legado, dación en pago, comodato/depósito, herencia, expropiación, reintegración/reivindicación

La idea clave: transferencia = ingreso ordinario e interno al sistema; donación o compra = ingreso extraordinario, de fuera. No los mezcles, es un error típico en los tests.

Los ingresos extraordinarios, uno por uno

Los ingresos extraordinarios archivos son entradas que no responden al ciclo normal de transferencias. Llegan de fuera: una compra o adquisición de un fondo privado, una donación que hace un particular, un legado o una herencia (vía testamentaria), una dación en pago, un comodato o depósito (la titularidad no cambia, solo la custodia), una expropiación o una reintegración/reivindicación de documentos que deben volver al sistema público. Suelen ser fondos de origen privado o casos puntuales, y por eso se gestionan con un procedimiento específico distinto al de las transferencias.

Qué es una transferencia documental

La transferencia es el traslado de documentos de un archivo al siguiente conforme avanza su ciclo vital, traspasando también la responsabilidad de su custodia. Está directamente ligada a las tres edades del documento:

• ·1ª transferencia: del archivo de gestión/oficina al archivo central.
• ·2ª transferencia: del archivo central al archivo intermedio.
• ·3ª transferencia: del archivo intermedio al archivo histórico.

Si quieres repasar en qué consiste cada edad y sus valores asociados, te viene de perlas nuestro artículo sobre el ciclo vital del documento y las tres edades. Las transferencias son, básicamente, el mecanismo que hace que ese ciclo avance.

¿Y quién decide cuándo se hace cada transferencia? El calendario de transferencias, que fija los plazos en los que cada serie documental debe pasar de un archivo al siguiente. Nada de improvisar: todo está planificado.

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Cómo se hace una transferencia, paso a paso

Aquí está la parte que más se pregunta. El procedimiento tiene seis pasos y hay un truco mnemotécnico muy cómodo: P-I-R-E-C-C.

• ·P (Preparar): Identificar las series, hacer un expurgo previo de duplicados y borradores, y ordenar
• ·I (Instalar): Colocar la documentación en unidades normalizadas (cajas numeradas)
• ·R (Relación): Cumplimentar la relación u hoja de transferencia, por duplicado
• ·E (Enviar): Remitir la documentación al archivo receptor
• ·C (Cotejar): El receptor comprueba que lo recibido coincide con la relación
• ·C (Cerrar): Firmar, devolver la copia sellada al remitente, asignar nuevas signaturas y registrar el ingreso

Fíjate en un par de detalles que dan puntos en los supuestos prácticos. El expurgo de la preparación es solo de duplicados y borradores; no es la eliminación reglada que decide una comisión de valoración. Y el cotejo es responsabilidad del archivo que recibe: si lo que llega no coincide con la relación, se detecta ahí.

La relación u hoja de transferencia

La relación (también llamada hoja de transferencia) es el documento que acompaña a la documentación trasladada y que sirve de inventario y justificante. Es la pieza central del transferencia documental bien hecha.

Recoge, como mínimo:

• ·Organismo remitente (quién envía).
• ·Serie documental.
• ·Fechas extremas (la más antigua y la más reciente).
• ·Número de unidades (cajas, expedientes...).
• ·Signaturas.

Se cumplimenta por duplicado: una copia viaja con los documentos y la otra vuelve firmada y sellada al remitente como justificante de que la entrega se ha hecho y se ha aceptado. Conserva siempre esa copia: es la prueba de que la custodia ya no es tuya.

Normativa que puedes citar

En el ámbito de la Administración General del Estado (AGE), la norma de referencia es el RD 1708/2011, que regula el Sistema Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la AGE. Si te preguntan por el marco estatal de las transferencias de documentos, esa es la cita.

Ten presente que cada comunidad autónoma tiene su propia norma en materia de archivos, así que si tu oposición es autonómica, repasa la legislación específica de tu territorio. Para situar el RD 1708/2011 dentro del conjunto del sistema, échale un ojo a nuestro artículo sobre el sistema de archivos estatales.

En resumen

• ·Dos vías de ingreso: ordinarios (las transferencias, según calendario e internas al sistema) y extraordinarios (compra, donación, legado, comodato... de fuera del flujo).
• ·Tres transferencias ligadas a las edades del documento: gestión→central, central→intermedio, intermedio→histórico, con la relación/hoja por duplicado como justificante.
• ·Seis pasos, P-I-R-E-C-C: Preparar, Instalar, Relación, Enviar, Cotejar y Cerrar; en la AGE el marco es el RD 1708/2011.

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