La descripción archivística: ISAD(G), ISAAR y NEDA explicadas

La idea es sencilla. Una vez que un fondo está organizado, hay que poder encontrar y consultar lo que contiene. Para eso sirve describir: representar el contenido y el contexto de los documentos. En este post verás qué es exactamente la descripción, qué normas la regulan, cómo funciona ISAD(G) con sus áreas y elementos, y cómo encaja todo con NEDA, ISAAR, los niveles y los instrumentos de descripción. Con esto tendrás la base para responder cualquier pregunta tipo test o de desarrollo sobre el tema.

Qué es la descripción archivística (y qué no es)

Antes de describir hay que organizar el fondo, y organizar son dos operaciones distintas que conviene no confundir:

• ·Clasificar: separar los documentos en series según el cuadro de clasificación del fondo.
• ·Ordenar: dar una secuencia interna a cada serie (cronológica, alfabética o numérica).

La descripción viene después. Consiste en representar el contenido y el contexto de los documentos para poder localizarlos y consultarlos. Dicho de otro modo: clasificar y ordenar ponen orden en el fondo; describir crea el "mapa" que permite a cualquiera saber qué hay y dónde está, sin tener que revolver las cajas.

La descripción archivística tiene dos rasgos clave que te van a preguntar:

• ·Es multinivel: se describe de lo general a lo particular (fondo → sección → serie → unidad documental) y la información común no se repite en los niveles inferiores. Lo que ya dijiste del fondo no lo vuelves a escribir en cada expediente.
• ·Es multientidad: no solo describes los documentos, también a quienes los produjeron (instituciones, personas, familias) y otras entidades relacionadas.

Cuáles son las normas de descripción archivística

Aquí está el núcleo del tema. Hay una norma internacional para describir los documentos, otra internacional para describir a los productores, y la adaptación española. Esta tabla te lo resume:

• ·ISAD(G) (Las unidades de descripción (los documentos)): Internacional
• ·ISAAR(CPF) (Las entidades productoras (autoridades)): Internacional
• ·NEDA (Adaptación española de descripción archivística): España

Y como hoy todo se intercambia en digital, existen dos formatos de intercambio en XML:

• ·EAD: para la descripción.
• ·EAC-CPF: para los registros de autoridad.

No confundas las normas (qué describir y cómo estructurarlo) con los formatos XML (cómo se codifica para intercambiarlo entre sistemas). Es un error típico en el test.

Qué es la norma ISAD(G)

ISAD(G) son las siglas de Norma Internacional General de Descripción Archivística. Es una norma multinivel, coherente con esa lógica de describir de lo general a lo particular que ya vimos.

ISAD(G) cuenta con 26 elementos repartidos en 7 áreas:

1. 1.Área de mención de identidad (identidad): identifica la unidad de descripción.
2. 2.Área de contexto: el productor y su historia.
3. 3.Área de contenido y estructura: de qué tratan los documentos y cómo se organizan.
4. 4.Área de condiciones de acceso y uso: quién puede consultarlos y en qué condiciones.
5. 5.Área de documentación asociada: otros documentos relacionados.
6. 6.Área de notas: información que no encaja en las anteriores.
7. 7.Área de control de la descripción: quién describió, cuándo y con qué normas.

Aquí va el matiz que marca la diferencia en un examen: de esos 26 elementos, solo son obligatorios unos pocos esenciales. Los elementos mínimos para una descripción válida son, en esencia: el código de referencia, el título, el productor, las fechas, el nivel de descripción y el volumen de la unidad. El resto enriquecen la descripción, pero no son imprescindibles.

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Qué es ISAAR(CPF)

ISAAR(CPF) es la norma internacional de registros de autoridad para entidades, personas y familias (de ahí lo de Corporate bodies, Persons, Families).

Mientras ISAD(G) describe los documentos, ISAAR(CPF) describe a sus productores y genera los puntos de acceso normalizados: la forma única y controlada del nombre de cada productor. Gracias a ella, un mismo organismo se nombra siempre igual en todas las descripciones, y puedes recuperar de un golpe todo lo que produjo aunque esté repartido en varios fondos. Es la parte "multientidad" de la descripción hecha norma.

Qué es la NEDA

La NEDA es la Norma Española de Descripción Archivística. La elaboró la CNEDA, la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística.

Su papel es adaptar al contexto español los principios y elementos de las normas internacionales (la lógica multinivel y multientidad de ISAD(G) e ISAAR), de modo que los archivos del país describan de forma homogénea y compatible. Si en el examen te preguntan por la norma "española", la respuesta es NEDA; si te preguntan por la comisión que la redacta, es la CNEDA.

Cuáles son los niveles de descripción archivística

Los niveles de descripción ordenan la información de lo más amplio a lo más concreto:

• ·Fondo: el conjunto documental de un productor.
• ·Sección: subdivisión del fondo.
• ·Serie: documentos generados por una misma actividad.
• ·Unidad documental: puede ser simple (un documento) o compuesta, es decir, un expediente.

Recuerda el principio multinivel: lo que describes en el fondo no se repite hacia abajo. Así evitas redundancias y mantienes la coherencia entre niveles.

Cuáles son los instrumentos de descripción archivística

Los instrumentos de descripción son los productos que resultan de describir. Se ordenan de menor a mayor detalle:

• ·Guía: Visión general del archivo o fondo (menos detalle)
• ·Inventario: Describe series y agrupaciones
• ·Catálogo: Describe unidades documentales una a una (más detalle)

Regla fácil para el test: guía < inventario < catálogo. La guía da la panorámica, el inventario baja a las series y el catálogo entra en cada documento.

Como ejemplo real de difusión de descripciones tienes PARES (Portal de Archivos Españoles), donde se publican y consultan en línea las descripciones de los archivos estatales.

En resumen

• ·Describir es representar contenido y contexto para localizar y consultar; va después de clasificar y ordenar, y es multinivel y multientidad.
• ·ISAD(G) (26 elementos, 7 áreas, pocos obligatorios) describe los documentos; ISAAR(CPF) describe a los productores; NEDA (de la CNEDA) es la norma española; EAD y EAC-CPF son los formatos XML de intercambio.
• ·Niveles: fondo, sección, serie, unidad documental. Instrumentos: guía < inventario < catálogo.

Cuando domines estas siglas, el siguiente paso es aplicarlas en un caso real. Te dejo lecturas que encajan justo aquí: el cuadro de clasificación archivística, el principio de procedencia (Wailly, Muller-Feith-Fruin) y un supuesto práctico de ayudantes de archivos. Y si preparas el cuerpo de ayudante, pásate por el hub de Ayudante de archivos y por el pillar de archivos para ver todo el temario ordenado.

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