El cuadro de clasificación archivística: qué es y tipos

En este artículo verás qué es exactamente un cuadro de clasificación, qué tipos existen, cómo encaja en la organización de un fondo y por qué no debes confundir clasificar con ordenar ni con describir. Lo explicamos con el rigor que te van a exigir en el examen, pero sin rodeos.

Qué significa organizar un fondo

Antes de hablar del cuadro conviene fijar una idea clave: organizar un fondo no es una sola operación, sino dos.

• ·Clasificar: separar la documentación en clases o series, es decir, en agrupaciones de documentos que responden a la misma actividad.
• ·Ordenar: dar secuencia interna a cada serie. Esa secuencia puede ser cronológica, alfabética, numérica o mixta.

Dicho de otro modo: primero decides en qué cajones va cada cosa (clasificar) y después decides en qué orden colocas los documentos dentro de cada cajón (ordenar). El cuadro de clasificación es precisamente el plano de esos cajones.

Qué es el cuadro de clasificación archivística

El cuadro de clasificación es la estructura jerárquica de las series de un fondo. Es la "columna vertebral" del fondo: su esqueleto lógico, el que sostiene y da sentido a todo lo demás.

Su rasgo fundamental es que refleja al productor, es decir, a la institución, organismo o persona que generó la documentación en el ejercicio de su actividad. Por eso respeta los dos grandes principios de la archivística:

• ·El principio de procedencia, que mantiene los documentos agrupados según el fondo del que proceden, sin mezclarlos con los de otros productores.
• ·El principio de respeto al orden original, que conserva la organización que el productor dio a sus documentos.

Si quieres profundizar en su origen y formulación, lo desarrollamos en el principio de procedencia.

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Tipos de cuadro de clasificación

Aquí está el bloque que más se pregunta. Existen tres tipos de cuadro de clasificación:

• ·Orgánico (La estructura del productor (su organigrama)): Sigue las unidades administrativas tal como están organizadas
• ·Funcional (Las funciones y actividades del productor): Se organiza por lo que la institución hace, no por cómo se divide
• ·Orgánico-funcional (mixto) (Combina estructura y funciones): El más recomendado y habitual

El cuadro orgánico refleja la estructura o el organigrama del productor: cada sección del cuadro se corresponde con una unidad de la organización.

El cuadro funcional refleja las funciones y actividades del productor: las series se agrupan según las grandes funciones que desempeña.

El cuadro orgánico-funcional o mixto combina ambos enfoques y es el más recomendado y habitual. ¿Por qué? Porque la estructura de una organización cambia con frecuencia (se crean y suprimen departamentos, se reorganizan competencias), mientras que las funciones perduran en el tiempo. Un cuadro que se apoya solo en el organigrama envejece rápido; uno que integra las funciones aguanta mejor los cambios.

La jerarquía de agrupaciones documentales

Para entender dónde encaja el cuadro, recuerda la jerarquía de agrupaciones de un fondo, de mayor a menor:

Fondo → sección → serie → unidad documental (que puede ser simple o compuesta, en cuyo caso hablamos de expediente).

El detalle que no debes olvidar: la clasificación trabaja sobre las series. El cuadro organiza esas series dentro del fondo y sus secciones. No clasificamos documento a documento; clasificamos por series, que son el nivel donde la actividad del productor se hace visible de forma agrupada.

No confundas clasificar, ordenar y describir

Es un error clásico que cuesta puntos. Tres operaciones distintas:

• ·Clasificar: crear las clases o series (es lo que plasma el cuadro).
• ·Ordenar: secuenciar los documentos dentro de cada serie (cronológica, alfabética, numérica o mixta).
• ·Describir: representar los documentos para poder localizarlos.

La descripción es una fase posterior y diferente; si quieres ver cómo se concreta con una norma internacional, échale un vistazo a la descripción archivística con ISAD(G).

Y para ver todo esto aplicado a un caso de examen, te recomendamos el supuesto práctico de Ayudantes de Archivos, donde el cuadro de clasificación suele ser protagonista.

En resumen

• ·Organizar = clasificar + ordenar: primero separas la documentación en series y después das secuencia interna a cada una.
• ·El cuadro de clasificación es la estructura jerárquica de las series, refleja al productor y respeta procedencia y orden original.
• ·Hay tres tipos (orgánico, funcional y mixto); el orgánico-funcional es el más recomendado porque las funciones perduran aunque cambie la estructura.

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